商務(wù)助理（秘書）如何應(yīng)對(duì)不速之客
分類: 接待禮儀
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編輯 : 禮儀知識(shí)
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商務(wù)助理、商務(wù)秘書，難免會(huì)遇到不速之客，總會(huì)因此而影響了自己的工作。那么，我們?cè)撛趺从行?yīng)付不速之客，使之既顯示出我們的禮貌，又不會(huì)而因此影響了我們的工作呢？
不速之客，可能是客戶、同事。我們要根據(jù)他們的身份不同，采取不同的措施。
首先是領(lǐng)導(dǎo)的上級(jí)或客戶。應(yīng)該熱情地請(qǐng)他們到會(huì)客室就座，并給他們倒上一杯茶，可以說“您稍等一下，我看一下×××在不在”，并馬上告訴領(lǐng)導(dǎo)，再按領(lǐng)導(dǎo)的指示接待、安排。
二是領(lǐng)導(dǎo)的親朋。請(qǐng)他們到會(huì)客室就座，并馬上通知領(lǐng)導(dǎo)，再按領(lǐng)導(dǎo)的指示接待。
三是公司內(nèi)部的管理人員。他們?nèi)绻f有急事要見領(lǐng)導(dǎo)的話，你絕對(duì)不應(yīng)該這時(shí)候拿腔拿調(diào)，馬是要馬上通報(bào)，以免誤事。
四是推銷員。這類人員我們可能遇到的最多。這時(shí)候你就要先讓他們稍等，然后打電話給相關(guān)部門。如果相關(guān)部門有意向或是事先有約的話，就要指引他們過去。
如果那些推銷員堅(jiān)持要見領(lǐng)導(dǎo)，這有兩個(gè)可能。一是確實(shí)和領(lǐng)導(dǎo)有約，二是從沒約定，只是他覺得見領(lǐng)導(dǎo)可能更益于他的推銷工作，而不想去考慮是否因此耽誤了別人的工作（絕大部分都是這種）。這時(shí)候，也沒必要黑臉推辭，可以委婉地讓他們把材料留下，回頭請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)過目。領(lǐng)導(dǎo)如果感興趣，會(huì)及時(shí)主動(dòng)和他們聯(lián)系。
五是客戶。有些客戶來訪的問題，是很簡(jiǎn)單的，根本不需要領(lǐng)導(dǎo)出面就可以解決。所以，作為助理的你，這時(shí)候就要顯示出“分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作”的本能了。你可以介紹他們?nèi)フ蚁嚓P(guān)部門的主管或相關(guān)人員交涉。你應(yīng)該先替他聯(lián)系一下，然后再向他指明該部門的名稱、位置。如果不好找，最好能引領(lǐng)客人去。
六是其他不速之客。這種情況，你就要先請(qǐng)對(duì)方報(bào)上姓名、單位、來訪目的等基本資料后，再去請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)自己決定是不是會(huì)見。
由此可見，應(yīng)對(duì)不速之客的基本方式，還是要多“請(qǐng)示”，不可以擅作主張，一不小心得罪了公司的大客戶或是得罪了領(lǐng)導(dǎo)的私人關(guān)系，就沒必要了。
