匯報請示小竅門
分類: 玩味職場
禮儀詞典
編輯 : 禮儀知識
發布 : 08-05
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一天上午，阿素的上司要去機場趕12 點的飛機，9 點鐘一上班，他就讓阿素匯報一下準備接待上海來的一個大客戶的情況。見上司這么著急，阿素想讓上司把情況了解得更清楚些，于是她就滔滔不絕地介紹起事情的背景來：
“客戶是上海的，但其實他們人現在南京。他們先到江蘇有點事??”
“你說的是什么？！有沒有重點，亂七八糟，挑關鍵的說！”
上司這么一批評，阿素慌了神，她結結巴巴不知說什么好了。
當然，上司的態度也不完全正確，可在那種緊急的情況下，上司的心情可以理解，可阿素匯報情況的方式就有點欠思考了。一般來說，上司在聽匯報時只注重結果，不太關心過程，所以，現在你一上來，就這樣云里來霧里去毫無重點地把前三百年后五百年的背景遂一介紹，誰能受得了啊，更別說是惜時如金的上司了，因此只有當上司向你問起事情的來龍去脈時，你才可以介紹事情的背景。
作為職場女性，當你向上司匯報工作時，有以下幾點務須記住：首先，要清楚自己該向上司匯報什么，做到心中有數，向上司匯報時要盡量減少不必要的背景介紹，按結論、經過和理由這樣的順序匯報（也可以按結論、理由和經過這樣的順序匯報）；向上司報告工作，時間的選擇也很重要，最好在完成某項工作之后或者在談完其他工作的時候順便匯報。如果情況不是很緊急，不要打斷上司的工作進行專門匯報。如果確實有特殊情況，需要盡快匯報，那么即使上司不催促，你也應盡快把工作匯報完，因為上司肯定希望盡早了解工作情況。在匯報時不要事無巨細，并且擔心上司聽不明白，其實只要匯報按上司的指示把工作完成即可，例如上司讓你發郵件，你辦完之后，只需簡單地告知上司一下就可以了。
在匯報比較重要的工作時，最后把重點內容歸納總結，言簡意賅地寫出重點上交即可。比如可以這樣寫：
關于在浙江分公司召開營銷工作會議的事，我在給您的報告里已簡單寫明了。重點主要有以下兩點：一是我公司的新產品展示會，將在溫嶺和杭州舉行；再一點就是商品的電視廣告制作，我公司決定由乙方廣告公司負責，經費問題由他們先提出預算，對方已同意。關于在溫嶺和杭州舉辦新產品展示會的具體時間、場所、費用等問題，我已在報告中作了說明，請您指示。職場中人不僅要經常向上司匯報工作，而且還要經常向上司請示，所以，請示的方法也很重要。
請示時要作好記錄的準備，按5W 1H 原則作好記錄。5W 1H即：W hen、W here、W ho、W hat、W hy 和How 。如果對上司指示有不清楚的地方，不要急于發問，可以先記下來，等上司基本說完之后再詳細咨詢。對于上司指示的要點，特別是一些數字，一定要重復一遍，請上司確認。對于上司的指示，如果你了解一些相關的信息，或自己有什么建議和設想，應說出來給上司參考；如果你在接受上司給你的工作指示時，發現接受的工作與自己現有的工作在時間上有沖突，應馬上說出來，請上司給予適當調整。
作為職場新人，可能其他部門的上司也會讓你臨時幫他辦些事情，如果事情簡單，就另當別論，如果處理起來要花費一定的時間和精力，你就應該向自己的直接上司匯報。如果不向自己的直接上司匯報，上司又從其他的人那里聽到了這件事的話，他可能會不高興，那時候，豈不是亡羊補牢嗎？因此最好還是先請示一下為好。
