職場－當好上司的助手
分類: 玩味職場
禮儀詞典
編輯 : 禮儀知識
發布 : 08-16
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每個人都有自己的工作作風，正如你也有自己的一套方法。問題是你既是下屬，就必須設法去協助上司們完成任務，達到為公司賺錢的目的。
適應不同上司的工作形式，亦是現代白領必須懂的技巧。如何去適應？一點也不困難，只要本著誠意去與對方接觸，摒除一切主觀看法或者其他同事的意見即可。
當上司向你委以任務，要先清楚了解對方的真意，然后衡量怎么去做，千萬不能因為誤會而給自己帶來麻煩。
白領人士如果能夠與上司建立良好的工作關系，將對你的工作有百利而無一害。
做錯了事，不要找借口和推卸責任。解釋并不能改變事實，承擔了責任，努力工作以保證不再發生同樣的事，才是上策，同時得學習接受批評。
要令上司信任你和準時完成工作。記著，做任何事都要翻看兩次仔細檢查，在確認沒有錯漏時再交到上司面前。謹記工作時限，若不能準時做好，應預先通知上司，當然最好不必這樣做，必須圓滿地把工作完成，不要等上司催促或告訴你應該怎樣去做。與上司保持良好的溝通。這種技巧十分微妙，給上司簡潔、有力的報告，切莫讓淺顯和瑣碎的問題煩擾他或浪費他的時間，但重要的事必須先請示他，先斬后奏要不得。
耐心尋找上司的特點，以他喜歡的方式完成工作，不要逞強，更不要急于表現自己。
隨時隨地，抓緊機會表示自己對他忠心耿耿，永遠站在上司這一邊。
以你的態度說明一個事實：我是你可以信賴的工作伙伴，我會盡己所能為你排擾解難，應對工作中的每一個細節問題。不要以為上司很愚笨，如果你真的努力這樣做，他看在眼里，一定會很明白你的意思，對你日漸產生好感。
聽到公司有什么謠言和傳聞，可以悄悄地轉告上司，以示你的忠心，盡管也許你對打小報告的人嗤之以鼻，但身在職場，有些消息你必須透露給上司，這也是魚與水的生存之道。不過，你的措詞與表達方式特別注意，說話簡明、直接最為理想。
上司愿意選擇你為他的下屬，說明他對你的印象自然不差，你必須摒除對上司的偏見，事事站在上司的立場上替他著想。很多下屬對自己的上司，甚至會有以下的批評：他的命運真是太好了，我看辦事能力也一般般，如果是我身處在那個職位上，一定干得比他出色，卻總是表現出不可一世的樣子，只懂得一味批評下屬的工作做得不好，一旦問題真正出現之際，他卻推卸責任。誰也無法從他那里得到明確的指示，大家都認為他不是一位好上司，可無奈在現實生活里， 每個職員都要服從他的命令。你感到很氣憤， 但你要記住一個事實：沒有人是十全十美的，在辦公室里與其明爭暗斗，甚至造成兩敗俱傷，不如努力與每一個人合作愉快。凡事“小不忍，則亂大謀”，你應該檢討一下自己的態度，學習與辦公室里的每一個人做朋友。
試圖改變別人的想法是可笑的，因此你不要妄想于短短數月內，便可以完全改變上司的性格。盡管上司沒有要求你把過去的工作紀錄拿給他看，你也可以把它們整理妥當，主動呈給上司過目，讓他曉得你的工作能力，對他忠心耿耿，對方自然會對你增加好感，不再盲目挑剔你的工作方式及處事方法。
在環境條件許可的情況下，要支持、愛戴你的上司。站在他的立場上思考問題，你會發現上司也會有許多不得已的苦衷，無論遇到任何工作上的困難，不可過分依賴上司的幫助，避免與他發生任何正面的沖突，尊敬你的上司，你會發覺對方慢慢開始接納你的意見。
要爭取上司的器重，當然不是一朝一夕，有人認為“比其他人做更多的工作，例如超時工作”是最重要的。其實完全不是這樣，新一代的雇主可能有另一種想法：工作并不算繁重，卻要超時才可完成，太低能了吧！
所以要使上司對你另眼相看，最實際的是在工作盡責外，還要學懂每一個程序的進行；注意你上司如何做他人的工作，怎樣與高層行政人員溝通，其他部門又擔任什么角色。如果你成為這個行業的精英人士，上司又豈會忽略你呢？
做好上司助理
雖然每位上司對助理的工作期望各不相同，然而，只要掌握以下訣竅，必能成為稱職的左右手。
①無論何時與上司在一起，都要隨身攜帶筆、紙。這等于向他保證，你尊重他的講話，你將會一字不漏地遵守指示。
②分門歸類，整理好辦公文件，以便上司需要某些資料時，你能做到有的放矢，切忌像無頭蒼蠅那樣毫無目地地到處亂翻。
③不要讓傳真和推銷電話之類的小細節打擾上司，浪費上司的時間。自行處理這些瑣事。
④正確、清晰地寫下電話留言。適時拿給上司。
⑤記下上司給你的姓名和電話號碼，以備將來查詢。既然是上司交給你的，那必有它的用武之地，說不定哪天上司會忽然需要它們呢。如果名字是一個不熟悉的供應商，除了公司的名稱之外，試著依照性質將名字歸檔。
⑥利用約會簿記下上司的所有約會，包括私人約會。
⑦建立備忘檔案。這對歸類自己或上司日后要回復的信件特別有幫助。
⑧了解你的上司正在從事的工作以便在他工作繁忙分不開身時，能協助服務客戶。
⑨仔細復查你的工作。許多上司忙得沒有時間修改和校對。仔細檢查信件上的姓名和地址，不要拿文法上的錯誤打擾你的上司。
領會上司的意圖
上司讓助理李眉就全年的工作寫份工作總結報告，并且囑咐說“越詳細越好”。李眉調查情況就花了幾個星期的時間，把一年的工作事無巨細都寫了出來。上司看了洋洋灑灑萬字之多的報告，搖頭表示不滿。原來上司的意思是，希望總結得詳細一些。可是李眉不理解詳細是指產品質量及生產方面，而在事務上“詳細”寫，卻連上司組織了幾次會議出了幾趟差，公司搞了幾次請客吃飯都寫得清清楚楚。上司面對這份報告，無可奈何。最后只好自己動手重新寫了一遍。
李眉對于上司的意圖，實際上并沒有心領神會，而只限于機械簡單地理解執行。看來，心領神會至關重要。
為了領會上級意圖，當你接受上級的指示或吩咐的時候不妨問得再清楚些，不要有太多的顧忌心理，而模棱兩可地去執行，那樣以后麻煩的還是自己，也不要上級說了什么，就想當然地認為完全理解了。首先得明白這項工作在整體工作當中處于什么樣的地位，也應該明白上司正處于什么樣的需求和心理狀態，同時應該根據上司一貫的思想意圖和工作作風來加以完整地理解。要做好上司的助理，重要的是要領會上司的意圖。上司的意圖有時不會直截了當地表達出來，需要下屬仔細揣摩去做。下屬在平時就得深入觀察，仔細揣摩，熟諳上司的習性，這樣才能正確地理解上司的意圖。否則在具體執行過程中，就會發生很大偏差，甚至與上司的想法完全背道而馳。
