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如何選擇好招待的時間和地點?
在接待工作之中，對于來賓的招待乃是重中之重。要做好接待工作，重要的是要以禮待客。
1、時間條件。招待來賓的時間條件，主要涉及兩個基本問題。一是來賓何時正式抵達。二是來賓將要停留多久。如果在來賓正式登門拜訪時，因為接待人員的考慮不周，而讓對方吃閉門羹，被拋在一旁，或者遭到驅(qū)趕，無疑會傷人至深，并且有損于單位形象。得知有人將要登門拜訪，或是與他人商議邀其上門做客時，有經(jīng)驗的人一定會預先與對方了解正式抵達的時間和將要停留的時間。假如沒有特殊原因，主人一方通常不宜以節(jié)假日、午間、夜間作為招待來賓的時間。
2、空間條件。招待來賓的空間條件，指的是待客時的具體地點的選擇問題。一般而言，在公務(wù)活動之中待客的常規(guī)地點，有辦公室、會客室、接待室，等等。接待一般的來訪者可在自己的辦公室進行。接待重要的客人，可選擇專門用來待客的會客室。接待身份極其尊貴的來賓，有時還可選擇檔次最高的會客室——貴賓室。至于接待室，則多用于接待就某些專門問題來訪之人。必要時，還須設(shè)置指引客人之用的“指向標”。
招待來賓的地點確定之后，往往有必要對其室內(nèi)進行一些必要的布置。
1、注意光線。應以自然光源為主，人造光源為輔，切勿使光線過強或過弱。招待來賓，尤其是接待貴賓的房間最好面南。如陽光直射，則可設(shè)置百葉窗或窗簾予是調(diào)節(jié)。使用人造光源時，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺燈或地燈，特別是不要以之直接照射來賓。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無必要的。
2、注意色彩。招待來賓的現(xiàn)場，通常應當布置得既莊重又大方。特別是主要裝潢、陳設(shè)的色彩，有意識地控制在一兩種之內(nèi)，最好不要令其超過三種。否則就會讓來賓眼花繚亂，無所適從。在選擇招待現(xiàn)場的主色調(diào)時，不要選用過于沉悶的白色、灰色、黑色，不要選用過于熱烈的紅色、黃色、橙色，也不要選用易于給人以輕浮之感的粉色、金色或銀色。乳白、淡藍、草綠諸色,方為上佳之選。
3、注意溫度。室溫以攝氏24℃左右為最佳。因為它是人體體溫的“黃金分割點”，令人最為舒適。室溫低于攝氏18℃，往往令人寒冷難耐。室溫高于攝氏30℃，則又可能會令人燥熱不堪。
4、注意濕度。一般認為，相對濕度為50%左右，最是舒適宜人。相對濕度過高，往往會令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。相對濕度過低，則又會讓人覺得干燥不堪，易生靜電。
5、注意安靜。地上可鋪放地毯，以減除走動之聲；窗戶上可安放雙層玻璃，以便隔音；茶幾上可擺放墊子，以防安置茶杯時出聲；門軸上可添潤滑油，以免關(guān)門開門時噪音不絕于耳。
6、注意衛(wèi)生。在待客的房間之內(nèi)，一定要保持空氣清新、地面爽潔、墻壁無塵、窗明幾凈、用具干凈。
7、注意陳設(shè)。
其一，是要務(wù)求實用。一般來講，在待客的房間之內(nèi)放置必要的桌椅和音響設(shè)備即可。必要時，還可放置一些盆花或插花。諸如獎狀、獎旗、獎杯等獎品，繪畫、掛毯、壁掛等裝飾之物，是沒有必要擺放或懸掛在其中的。
其二，是要以少為佳。
其三，是要完整無缺。一般不應為殘、破、次、損、壞、廢之物。硬要以次充好，或是令其“輕傷不下火線”，往往得不償失。
座次安排：1、面門為上。采用“相對式”就座時，通常以面對房門的座位為上座，應讓之于來賓；以背對房門的座位為下座，宜由主人自己在此就座。
2、以右為上。“并列式”排位的標準做法，是賓主雙方面對正門并排就座。此時，以右側(cè)為上，應請來賓就座；以左側(cè)為下，應歸主人自己就座。
3、居中為上。如果來賓較少，而東道主一方參與會見者較多之時，往往可以由東道主一方的人員以一定的方式圍坐在來賓的兩側(cè)或者四周，而請來賓居于中央，呈現(xiàn)出“眾星捧月”之態(tài)。
4、以遠為上。道理十分簡單：離房門近者易受打擾，離房門較遠者則受到的打擾較少。
5、佳座為上。長沙發(fā)優(yōu)于單人沙發(fā)，沙發(fā)優(yōu)于椅子，椅子優(yōu)于凳子，較高的座椅優(yōu)于較低的座椅，寬大舒適的座椅優(yōu)于狹小而不舒適的座椅。
6、自由為上。有時，未及主人讓座，來賓便自行選擇了座位，并且已經(jīng)就座，此刻主人亦應順其自然。在客人登門拜訪之時，主人務(wù)必要使自己臨場的一切表現(xiàn)都中規(guī)中矩。
專門恭候：為了防止來賓來訪時“吃閉門羹”，負責招待對方的有關(guān)人員須至少提前10分鐘抵達雙方約定的地點。必要之時，還應專門在約定地點的正門之外迎候來賓。
起身相迎；盛情款待：一是要讓座于人。二是要代存衣帽。三是要斟茶倒水。為來賓上飲料時，還須注意干凈衛(wèi)生保證供應。四是殷勤相助。認真專注。與來賓交談時，務(wù)必要認認真真地洗耳恭聽，聚精會神，切不可一心二用，所答非所問。那樣做，必定會得罪于人。千萬不要在招待來賓時忙于處理其他事務(wù)。例如，打電話、發(fā)傳真、批閱文件、尋找材料，或是與其他同事交談，等等。萬一非得中途暫時離開一下，或是去接一下電話，事先別忘記要向來賓表示歉意。最好不要在同一時間內(nèi)在同一地點接待來自不同地方的人士。要是遇上了這種情況，可按“先來后到”的順序接待，也可以安排其他人員分別予以接待。
熱情挽留：在一般情況之下，不論賓主雙方會晤的具體時間的長度有無約定，客人的告辭均須由對方首先提出。主人首先提出來送客，或是以自己的動作、表情暗示厭客之意，都是極其不禮貌的。當來賓提出告辭時，主人通常應對其加以熱情挽留。可告之對方自己“不忙”，或是請對方“再坐一會兒”。若來賓執(zhí)意離去，主人可在對方率先起身后起身相送。
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